再次是表述校样即更改内容的方式与数量。与传统的邮寄校样不同，改动电子校样是以电子注明的形式进行的 (ANNOTATED PDF)。如果作者不熟悉这种新的修改校样的手段，用列表的方式也是可以的。即以列表的方式，按页码、行数和需要改动的内容，依序注明所有需要改动的地方。这两种方式的使用都 很普遍，但前者更先进，也更简捷，关键是一定要使用正确。如果电子注明的校样操作处理不当，会事与愿违以至事倍功半。至于校样改动的数量，文章之间差异很大。有的只字不改，有的连图带表均有错。如果因为排版公司的原因造成大量的错误，作者可以在发回校样的复信中要求改正错误后再审校一次。如果二校样(REVISED PROOFS)中的错误仍然很多，可以再要求看三校样(SECOND REVISED PROOFS)，但这种情况比较少见。常见的是作者经主编或编辑部送到出版社的电子原稿有误，不是终稿(FINAL VERSION)，而是初稿或终稿前的改进稿(ORINGINAL VERSION/REVISED VERSION)。如此排版公司排出的校样势必出入较大。在这种情况下，作者最好与出版社的出版编辑联系，说明情况并附上终稿。通过出版编辑的安排，排版公司会用作者新提供的终稿重新排版。作者再收到的校样出入就很少了。另外需要注意的是出版社与校样一同发给作者的“质疑表”(QUERY FORM)，该表的用途是确认文字编辑和排版过程中的改动是否恰当准确；若原稿有缺陷(如地址里少邮编，图表少注解等)，排版员会利用这个机会向作者提出质疑。所以，这个表作者不要忽略。对表中列出的所有问题要一一作答，并随同校样一起发回。部分国际英文刊物，编辑完成文字加工后，会在排版之前征求作者的意见，如果作者当时没有异议，则编辑加工后的稿件即是终稿，在审校时作者要以该稿为准查误。

    最后一环是校样正确地返回出版社。该过程很简单，但时有出错，功亏一篑，失去了论文早日发表的机会。审校后的校样不应该送回主编，而是要按出版社的要求发回指定的电子邮箱。该邮箱地址在出版社发给作者校样的附信中都有明确的说明，作者只需照章办事即可。不同的刊物，即使是由同一个出版社出版，因排版公司不同，寄回校样的电子邮箱也会不一样。作者不要自以为是，把校样寄错了地址。另外，经常有作者把校样发到出版社的作者服务部(AUTHOR SUPPORT DEPARTMENT)，这些校样虽然能转到期刊编辑手里，再通过编辑最终转到排版公司，但要耽误不少时间，不如作者按要求直接发到指定的电子邮箱快捷准确。最后值得强调的是作者应该避免“一校多返”，即对一篇校样的更误分几次完成。其含义是作者应反复地阅读校样，发现所有的错误，最后归纳汇总在一份文件中一次发回出版社，而不是分成几次。如此，排版员可按该文件将所有的错误更正过来，文章即可在网上发表，这中间通常只需要几天的时间。相反，如果作者审稿后发回一份文件，过两天甚至一个星期后再看一遍校样，发现还有错误，又发出一份新的文件做补充，如此反复多次。结果是要么文章在改校过程中延误，推迟了文章的发表；要么补充的更误不能顺利地改正，登陆网上的文章仍然有错。如果错误严重，文章会被迫暂时下网，矫误后再重新上网发表，这要耽误更多的时间。而且这种矫误有时因为时间或其它原因的限制不能进行，文章只能带错在印刷本上发表，然后作者再写一篇勘误的文章(ERRATA/CORRIGENDA)，登在以后的期刊上。由此可见，作者一次完成校样的审定有多么的重要。

    校样发回出版社后，还不等于完事大吉，作者最好时常登陆期刊的网站查看。如果校样发出后很长时间，文章仍没有在网上发表，很有可能是哪个环节出了故障。作者最好与出版社的作者服务部联系查询，直到文章发表为止。总之，审定校样是作者发表论文的重要步骤，不论是审校的速度还是质量，均直接影响到论文的发表速度和质量。

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