【排版】长篇文档排版技巧（一）

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【排版】长篇文档排版技巧（一）

作者：古龙 2009-07-04

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nbsp; 通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。

考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。

    在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。

    选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。

设置样式
现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。

熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。

样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。

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