绝大多数科技期刊都有其特定的投稿要求, 如: 录入与打印的版式、投稿形式(在线注册投稿、Email投稿、纸版邮寄投稿等)、图表的准备与投寄, 等等. 认真、严格地执行拟投稿期刊有关投稿方面的要求, 不仅可以节省作者和编辑的时间, 同时也有利于稿件的顺利发表. 有相当部分的稿件因为作者的投稿不当而被埋没在期刊的编辑部, 甚至被丢失或严重拖延发表.

       认真、细致的录入与排版并不是为了锦上添花, 而是稿件准备中必须要履行的工作. 大多数的期刊编辑部对所有新收到的稿件首先要进行体例格式方面的审查, 如果所投稿件不能满足期刊的基本要求(通常在期刊的“作者须知”中有明确规定), 就有可能在编辑部初审后直接退回, 或通知作者修改并重新投稿后再送交同行评议.

       稿件的录排与打印中应注意的方面主要有:

       (1) 尽量不要使用脚注, 除非期刊为某些目的而要求这样做.

       越来越多的期刊正倾向于取消正文中的脚注, 这是因为脚注明显地增加了排版的麻烦(例如: 脚注需要采用与正文不同的字号, 不同页码间文字的调整也常影响到脚注的位置等), 并且, 脚注对读者快速阅读和理解也有干扰. 为方便排版和读者的阅读, 有些期刊(如Science)在每篇论文的最末设置“文献和注释” (Reference and Notes), 以此来避免脚注.

       (2) 除非编辑部有专门的要求, 否则就用A4纸(212 mm ´ 297 mm), Times New Roman字体、12号(points)字(相当于小四号字)、单面、通栏、隔行排印文稿.

       (3) 稿件的每部分都以新的一页开始. 论文题目、作者姓名、地址应放在第1页, 摘要置于第2页, 引言部分从第3页开始, 其后的每一部分(材料和方法、结论等)都以新的一页开始. 插图的文字说明集中放在单独的一页. 表和插图(包括图例和文字说明)应集中起来放在稿件的最后, 但在正文中要注明相关图表应该出现的位置.

       (4) 打印稿应留有足够的页边距(上、下、左、右的边距应不少于25 mm), 页边距可供审稿人或编辑阅改时做注记, 也可用于文字编辑和排版人员做标记用.

       除主标题(如“材料和方法”等)外, 大多数期刊都允许使用次级标题. 要参照相应期刊的最新版本来决定用什么体例的标题(黑体字或斜体字). 尽量使用名词性词组(避免使用完整的句子)作为主标题和次级标题.

       尽量避免使用三级标题, 甚至四级标题, 许多期刊也不允许用更多级次的标题(有些综述性期刊由于发表较长篇综述性论文的需要, 通常允许使用三、四级或更多层次的标题).

       (5) 英文稿件中要注意美国英语和英国英语拼写方面的不同. 投向美国期刊的稿件应使用美式拼法, 投向英国等欧洲国家期刊的稿件则使用英式拼法. 对于非英文字母的特殊符号及标点符号, 一定要在录排软件的西文状态下录入.

       (6) 文字处理及图件制作软件应视期刊的要求选用, 在期刊编辑部没有特定要求的情况下, 最好使用Microsoft Word录入排版, 但同时应备份一个纯文本格式的文件. 目前有相当多期刊要求作者使用LaTeX软件录入排版, 这是作者在录排之初就需要注意的.

       必须使用期刊指定的绘图软件来制作图件, 在没有特定要求的情况下, 最好使用将图形文件保存为两种或更多种不同的存储格式, 以便出版商的读取和修改. 打印的图件至少应有600 dpi的分辨率, 数字化的图件至少需要1200 dpi的分辨率.

       (7) 页面设计和连字符(-)的使用. 期刊通常不要求稿件的正文两端对齐(即各行在垂向上左端对齐, 右端可以参差不齐), 作者如果希望稿件的各行在垂向上两端对齐, 可通过文字处理软件自动增减单词间距来调整, 除非期刊有专门的说明, 否则绝对不要使用连字符来分隔单词以达到右端对齐的目的. 大多数期刊都不允许作者为达到右对齐的目的而使用连字符, 以免这些连字符干扰期刊的排版.

       (8) 最后的检查. 作者本人一定要仔细阅读打印稿. 令人吃惊的是有很多稿件在打印完毕后不经过校阅就直接投到期刊编辑部¾¾这种稿件大多充满了打印错误, 有时甚至连作者的姓名和工作单位都拼错.

       不能过于依赖软件的语法和拼写自动检查功能. 拼写检查器只能检查单词的拼写错误, 不能识别出拼写正确但语境错误的单词(如assess误拼写为access), 因此, 作者一定要认真、细致地阅读打印稿来校改电脑录入错误.

       此外, 在投稿前请一位或多位同事阅读稿件, 检查一下稿件中是否还有拼写错误或表达不够明白的地方. 如有可能, 请英语国家的合作者或朋友做一些文字方面的修改, 这对于提高文字表达质量、增加论文被期刊接受发表的可能性是非常有帮助的.